매달 급여철마다 이틀 밤을 새우던 정산 작업. 라쿤피자는 이걸 30초로 줄였습니다.
이 글 3줄 요약
- 여러 매장 직원의 근무 기록을 모아 급여를 정산하는 작업을 자동화했습니다.
- 매달 이틀 밤샘하던 정산이 30초로 줄었습니다.
- 사람이 옮겨 적고 계산하던 과정을 없애 계산 실수도 사라졌습니다.
어떤 상황이었나
라쿤피자는 여러 매장을 운영하는 프랜차이즈 본사입니다. 매장이 하나라면 급여 정산도 한 번으로 끝나지만, 매장이 여러 개가 되는 순간 이야기가 완전히 달라집니다. 매달 급여철이 되면 매장별로 흩어져 있는 근무 기록을 하나하나 모으고, 직원별로 시간을 합산하고, 항목별로 계산해 명세를 만드는 데 꼬박 이틀이 걸렸습니다. 그것도 낮에 여유 있게 하는 게 아니라 밤을 새워서요.
급여 정산은 숫자 하나만 틀려도 처음부터 다시 봐야 하는 작업입니다. 사람이 손으로 옮겨 적고 계산기를 두드리는 과정에서는 실수가 나기 쉽고, 한 번 어긋난 숫자를 찾으려면 다시 전체를 훑어야 합니다. 게다가 급여는 "다음 달에 고치면 되는" 일이 아닙니다. 날짜가 정해져 있고, 직원에게 바로 나가야 하고, 틀리면 신뢰가 걸리는 일입니다. 그래서 담당자는 매달 같은 날짜에, 같은 압박 속에서, 같은 밤샘을 반복할 수밖에 없었습니다.
무엇보다 이 부담은 매장이 늘어날수록 그대로 곱해집니다. 매장이 하나 늘면 정리할 근무 기록도, 계산할 직원도, 만들 명세서도 한 묶음씩 통째로 늘어납니다. 확장을 준비하는 본사일수록 "사람이 밤새 계산하는 구조"가 성장의 발목을 잡는 지점이 됩니다.
왜 이 작업이 그렇게 오래 걸렸나
밖에서 보면 "급여 계산" 한 단어지만, 실제로는 손이 많이 가는 여러 단계가 겹쳐 있습니다.
- 매장마다 따로 정리된 출퇴근 기록을 모읍니다. 매장별로 형식과 위치가 제각각인 기록을 한자리에 끌어모으는 것부터 일입니다.
- 직원 한 명 한 명의 근무 시간을 더합니다. 단순 출퇴근 시간만이 아니라 야간·초과·지각·조퇴, 휴게시간까지 따져야 정확한 시간이 나옵니다.
- 직원마다 다른 규칙을 적용합니다. 월급제인지 시급제(알바)인지, 식대·교통비 같은 가산이 붙는지, 4대보험 가입자인지 3.3% 원천징수 대상인지에 따라 계산이 전부 달라집니다. 미리 쓴 카드값을 급여에서 빼는 것 같은 개인별 예외까지 반영해야 합니다.
- 명세서를 한 장씩 만들고, 세무사에 보낼 자료를 따로 정리하고, 직원에게 하나씩 전달합니다.
한 사람 몫만 해도 여러 단계인데, 이걸 전 직원 × 전 매장만큼 반복하니 이틀 밤샘이 나오는 겁니다. 그리고 이 모든 단계가 사람 손을 거치는 만큼, 어느 한 칸에서든 실수가 끼어들 여지가 있었습니다.
Before / After
| 항목 | Before | After |
|---|---|---|
| 근무 기록 취합 | 매장별로 수기 정리 | 자동 취합 |
| 시간 합산·계산 | 사람이 직접 계산 | 자동 계산 |
| 명세 작성 | 하나씩 작성 | 자동 생성 |
| 급여명세서 전달 | 사람이 하나씩 | 자동 발송 |
| 세무사 제출 자료 | 따로 수기 정리 | 자동 생성 |
| 매달 걸리는 시간 | 이틀 밤샘 | 약 30초 |
어떻게 만들었나 (쉽게 설명)
핵심은 "사람이 옮겨 적고 계산하던 과정"을 통째로 없앤 것입니다. 담당자가 매달 반복하던 손작업을 단계별로 자동화했습니다.
- 매장별 근무 기록을 한 곳으로 모읍니다. 담당자는 매장별 폴더에 출퇴근 기록만 넣어두면 됩니다. 프로그램이 파일에서 직원 이름과 매장·정산 월을 알아서 인식하고, 야간·초과·지각·조퇴 같은 항목까지 자동으로 뽑아냅니다. 사람이 매장을 오가며 하나하나 옮겨 적을 필요가 없습니다.
- 담당자는 이상한 것만 확인하고 손봅니다. 자동으로 읽어들인 뒤에는 검증 화면에서 비어 있거나 튀는 값(예: 출근·퇴근 시각이 없거나 근무 시간이 지나치게 긴 경우)을 눈에 띄게 표시해 줍니다. 담당자는 전부를 다시 계산하는 게 아니라, 표시된 예외와 휴게시간 같은 몇 칸만 확인하면 됩니다.
- 매장이 정한 급여 규칙에 맞춰 항목별로 계산합니다. 월급제와 시급제, 가산(식대·교통비 등)과 공제(보험·세금), 카드 선사용 같은 차감까지 규칙대로 자동 계산합니다. 규칙이 복잡할수록 사람이 계산하다 틀리기 쉬운데, 바로 그 부분을 프로그램이 대신합니다.
- 결과를 급여 명세서 형태로 자동 정리하고, 그대로 내보냅니다. 직원별 급여 명세서를 자동으로 만들고, 세무사에 보낼 자료도 자동으로 정리하고, 직원에게 메일로 자동 발송까지 이어집니다. 오래 일한 직원의 퇴직금 적립처럼 놓치기 쉬운 것도 함께 챙깁니다.
정리하면, 담당자가 하던 일은 "폴더에 기록 넣기 → 표시된 예외 몇 개 확인 → 버튼 누르기"로 줄었습니다. 옮겨 적고, 더하고, 규칙 찾아 계산하고, 명세서 만들고, 보내는 과정이 사람 손에서 프로그램으로 넘어간 것입니다.
사람이 안 해도 되는 일
- 매장을 오가며 근무 기록을 손으로 모으고 옮겨 적는 일
- 직원별로 야간·초과·지각·조퇴 시간을 일일이 더하는 일
- 직원마다 다른 급여 규칙을 기억해 가며 계산하는 일
- 명세서를 한 장씩 만들고, 세무사 자료를 따로 정리하는 일
- 급여철마다 반복되던 이틀 밤샘
담당자는 자동으로 계산된 결과를 확인만 하면 됩니다. 자동 계산과 사람 확인이 함께 가도록 설계했기 때문에, 속도는 빨라지면서도 마지막 점검은 사람이 놓치지 않습니다.
실제 숫자로 보는 효과
| 지표 | 값 |
|---|---|
| 운영 형태 | 다매장 프랜차이즈 본사 |
| 매달 정산 시간 | 이틀 밤샘 → 30초 |
| 계산 실수 | 사람 개입 축소로 감소 |
이틀 밤샘이 30초가 됐다는 건 단순히 "빨라졌다"가 아닙니다. 매달 반드시 돌아오던 밤샘 이틀이 통째로 사라졌다는 뜻이고, 그 시간을 매장 운영이나 확장 준비에 다시 쓸 수 있다는 뜻입니다. 여기에 사람이 옮겨 적다 나던 실수까지 줄었으니, 재작업으로 날리던 시간까지 함께 아낀 셈입니다.
이런 사장님께 추천합니다
- 매장이 여러 개라 급여 정산이 매달 큰 일이 되는 프랜차이즈 본사
- 근무 시간·급여 계산을 아직 수기·엑셀로 하는 매장
- 정산 실수로 재작업이 잦은 매장
- 매장을 더 늘릴 계획이라, 지금의 정산 방식으로는 감당이 안 될 것 같은 본사
외식 SMB 인사이트
급여 정산은 "매달 반드시, 틀리면 안 되는" 작업이라 자동화 효과가 특히 큽니다. 매장 수가 늘어나는 만큼 정산 부담도 곱해지기 때문입니다. 확장을 준비하는 본사라면 사람이 밤새 계산하는 구조부터 걷어내는 게 순서입니다.
바꿔 말하면, 자동화는 "일을 조금 편하게" 만드는 도구가 아니라 매장을 더 늘려도 정산이 무너지지 않게 만드는 기반입니다. 밤샘으로 버티는 구조는 매장 수에 한계를 긋지만, 규칙대로 자동 계산하는 구조는 매장이 늘어도 그대로 굴러갑니다.
우리 매장도 가능할까요?
매장마다 급여 체계가 달라도 그 규칙에 맞춰 설계할 수 있습니다. 시급·수당·근무 규칙이 매장마다 다른 건 당연하고, 자동화는 그 규칙을 그대로 반영하도록 만듭니다. 규칙이 복잡할수록 사람이 계산하다 실수하기 쉬운데, 그 부분일수록 자동화 효과가 큽니다. 본사 상황을 먼저 보고 규모에 맞게 제안해 드리며, 무료로 진단해 드립니다.