영수증 사진만 찍으면 여러 매장 원가가 모입니다

원가율을 몰라서 못 잡는 게 아니라, 영수증이 매장마다 흩어져 있어서 못 잡습니다. 그 종이를 사진 한 장으로 바꿨습니다.

이 글 3줄 요약

• 매장에서 영수증을 찍으면 AI가 읽고, 애매한 건만 사람이 판정해 여러 매장 원가가 한곳에 모입니다.
• 거래처 이름이 영수증마다 다르게 찍히는 문제를 별칭표로 묶어 자동으로 정리합니다.
• 단가가 기준 이상 오르거나 발주가 과하면 매일 아침 메일로 먼저 알려줍니다.

어떤 상황이었나

매장 여러 곳을 운영하는 멕시칸 프랜차이즈입니다. 원가 관리를 안 하고 있던 게 아니라, 원가를 제때 볼 방법이 없었습니다.

식자재 영수증은 매장 카운터 서랍에 쌓입니다. 월말이 되면 그걸 모아 엑셀에 옮겨 적는데, 매장이 늘수록 옮겨 적는 사람이 감당할 양을 넘어섭니다. 그래서 실제로는 몇 장이 빠지고, 어떤 건 매장을 표시하지 않은 채 들어가고, 어떤 건 두 번 들어갑니다.

그 결과가 "우리 원가율이 대략 이 정도"라는 감각입니다. 감각으로도 장사는 되지만, 단가가 슬금슬금 오르거나 한 매장만 발주가 새고 있을 때는 알아채지 못합니다. 숫자가 늦게 나오면 대응도 늦습니다.

왜 월말 엑셀 정리는 무너지나

이 방식이 무너지는 이유는 게을러서가 아니라 구조가 사람의 성실함에 전부 걸려 있기 때문입니다.

• 입력이 몰립니다. 한 달치를 월말에 몰아서 치면, 바쁜 달에는 통째로 밀립니다. 밀린 달은 영영 안 채워집니다.
• 이름이 제각각입니다. 같은 거래처가 영수증마다 상호로, 줄임말로, 대표자 이름으로 찍힙니다. 사람이 눈으로 묶어야 합계가 맞습니다.
• 중복을 못 걸러냅니다. 같은 영수증을 두 번 옮겨 적어도 엑셀은 알려주지 않습니다. 반대로 같은 금액의 진짜 반복 거래를 중복으로 오해해 지우기도 합니다.
• 숫자가 늦습니다. 다 치고 나면 이미 다음 달입니다. 단가가 오른 걸 한 달 뒤에 아는 셈입니다.

Before / After

어떻게 만들었나 (쉽게 설명)

1. 찍는 것으로 입력을 끝냅니다. 매장에서 영수증을 촬영하면 사진은 비공개 저장소로 올라가고 판독 대기열에 들어갑니다. 시스템이 대기열을 주기적으로 확인해 순서대로 처리합니다. 직원이 하는 일은 촬영뿐입니다.
2. AI가 읽고, 애매한 건만 사람이 판정합니다. 이미지를 읽는 AI가 거래일, 거래처, 품목, 금액을 뽑아냅니다. 이 결과는 바로 장부에 들어가지 않고, 판독이 흐리거나 앞뒤가 안 맞는 건은 검수 화면에 섭니다. 매장 직원은 촬영까지만 하고, 대기열에 선 건은 관리자가 확인하고 등록을 눌러야 집계에 반영됩니다. 이 순서는 시스템이 강제합니다.
3. 거래처 이름을 정리합니다. 미리 만들어 둔 거래처 목록과 별칭표를 기준으로, 영수증에 어떻게 찍혔든 같은 거래처로 묶습니다. 자주 쓰는 품목도 같은 방식으로 미리 정리해 두어 첫날부터 자동 매칭이 됩니다.
4. 중복은 네 항목으로 판단합니다. 거래일, 전표번호, 거래처, 금액이 모두 같을 때만 중복으로 봅니다. 실제 운영에서는 등록된 수백 장 가운데 3분의 1가량이 이 기준으로 걸러졌습니다.
5. 매일 아침 요약을 보냅니다. 전날 판독 상황과 단가 알림을 아침 메일로 보냅니다. 판독에 실패했거나 오래 대기 중인 건이 있으면 메일 제목에 확인 필요 표시가 붙습니다.

단가 알림 기준은 품목 성격에 맞춰 나눴습니다. 값이 원래 자주 출렁이는 야채류는 10% 이상 오를 때, 나머지는 5% 이상 오를 때 알립니다. 발주량이 평소보다 크게 늘어도 같은 방식으로 표시됩니다.

원가율을 보려면 매입만으로는 부족하고 매출이 함께 있어야 합니다. 그런데 매장마다 쓰는 매출 파일 양식이 제각각이었습니다. 그래서 처음 보는 양식이 올라오면 AI가 어느 칸이 날짜이고 어느 칸이 금액인지 판정하게 하고, 그 판정 결과를 저장해 다음부터는 다시 묻지 않고 재사용하도록 만들었습니다. 매장이 늘거나 결제 시스템을 바꿔도 양식 때문에 막히지 않습니다.

반품 전표처럼 금액이 마이너스로 찍히는 영수증도 그대로 등록됩니다. 예외로 빼지 않고 집계에서 자연스럽게 차감되게 두는 편이, 반품을 따로 기억했다가 나중에 손으로 빼는 것보다 정확했습니다.

가장 크게 배운 네 가지

하나. 곱셈을 믿으면 안 됩니다. 처음에는 매입액을 단가 곱하기 수량으로 계산했습니다. 그런데 AI가 수량 40을 40000으로 잘못 읽는 사례가 실제로 나왔고, 곱셈이라 오차가 그대로 증폭됐습니다. 한 묶음의 매입액이 실제의 천 배로 튀었습니다. 금액 칸 자체는 정확하게 읽히고 있었기 때문에, 진실의 기준을 영수증에 적힌 금액 칸으로 바꿨습니다.

둘. 경보를 너무 자주 울리면 아무도 안 봅니다. 품목 금액의 합과 영수증 총액은 부가세만큼 원래 다릅니다. 이걸 모르고 "정확히 일치"를 요구하면 과세 영수증마다 경고가 뜹니다. 그러면 확인하는 사람은 습관적으로 등록 버튼을 누르게 되고, 그 습관 때문에 진짜 오판독까지 통과합니다. 그래서 품목 합계와 총액의 차이가 세금 때문에 생길 수 있는 범위를 넘을 때만 경고하도록 바꿨습니다.

셋. 기계가 애매하면 사람에게 넘겨야 합니다. 네 항목이 거의 같지만 표기 차이 때문에 자동 판정을 빠져나간 묶음이 스무 묶음 남짓 남아 있었습니다. 거래처 이름의 띄어쓰기가 다르거나 별칭으로 찍힌 경우입니다. 자동으로 지우면 적지 않은 매입액이 장부에서 사라지는데, 그중 일부는 같은 금액의 실제 반복 거래일 수 있었습니다. 자동 삭제 대신 관리자가 원본 사진을 보고 판정하는 대기열로 뺐습니다.

넷. 실패를 실패로 확정하지 않습니다. 초기에 판독 서비스가 잠깐 불안정했던 날, 시스템이 같은 영수증을 짧은 간격으로 몇 번 다시 시도했다가 영구 실패로 처리해 버린 일이 있었습니다. 영수증이 잘못된 게 아니라 바깥 사정이 잠시 나빴을 뿐인데 사진이 죽은 셈입니다. 지금은 이런 상황을 실패가 아니라 보류로 낮춰 대기열에 돌려놓고 다음 차례에 다시 시도합니다. 사용량 상한에 걸릴 때도 같습니다. 처리를 멈추되 사진은 버리지 않습니다. 자동화에서 가장 지키기 어려운 약속이 "원본을 잃지 않는다"인데, 그 약속을 지키려면 실패 판정을 인색하게 내려야 했습니다.

대표님이 더 이상 안 해도 되는 것

• 월말에 영수증을 모아 옮겨 적는 일 촬영 시점에 입력이 끝나고, 남는 일은 애매한 건을 판정하는 것뿐입니다.
• 거래처 이름을 눈으로 맞추는 일 별칭표가 알아서 같은 거래처로 묶습니다.
• 같은 영수증이 두 번 들어갔는지 뒤지는 일 네 항목이 겹치면 시스템이 표시합니다.
• 단가가 올랐는지 일일이 비교하는 일 기준을 넘으면 알림이 먼저 옵니다.

실제로 달라진 것

매출 자료까지 올린 매장에서는 한 달 식자재 원가율이 30%대 중반으로 처음 온전히 찍혔습니다. 그 전에는 매장 배정이 안 된 매입이 섞여 있어 실제보다 낮게 보이고 있었습니다. 나머지 매장은 매출 업로드가 끝나야 같은 숫자가 나옵니다. 숫자를 만드는 일보다 틀린 숫자를 걷어내는 일이 먼저였습니다.

이런 매장에 맞습니다

• 매장 3곳 이상에서 식자재 영수증이 흩어지는 곳 매장 수가 늘수록 수기 취합의 손실이 커집니다.
• 거래처가 10곳을 넘어 이름 표기가 제각각인 곳 별칭 정리만으로도 합계 정확도가 달라집니다.
• 원가율을 다음 달에야 아는 곳 확인 시점을 당기는 것만으로 대응할 수 있는 문제가 늘어납니다.

외식 SMB 인사이트

원가 관리는 계산이 어려운 게 아니라 입력이 안 되는 게 문제입니다. 월말 몰아치기를 촬영 한 번으로 바꾸면, 정확도보다 먼저 지속성이 생깁니다. 매일 확인할 수 있는 숫자가 월말에 한 번 나오는 숫자보다 대응이 빠릅니다.

한 가지 더. 자동화를 붙일 때 가장 위험한 건 AI가 틀리는 게 아니라, 틀린 걸 사람이 확인했다고 믿게 되는 구조입니다. 경고가 너무 자주 뜨면 확인은 형식이 됩니다. 어디까지 기계가 판정하고 어디부터 사람이 보는지 선을 긋는 일이 기능을 늘리는 일보다 중요했습니다.

우리 매장도 가능할까요

지금 쓰시는 영수증과 거래처 목록을 그대로 두고 붙일 수 있습니다. 매장 수와 거래처 표기 방식에 따라 준비할 것이 달라지므로, 먼저 어디서 숫자가 새고 있는지부터 확인해 드립니다. 무료로 진단해 드립니다.

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