상담 전에 준비할 것은 거창하지 않습니다. 지금 쓰는 자료와, 매일 손으로 반복하는 일이면 충분합니다.
이 글 3줄 요약
- 상담에서는 지금 업무를 듣고 자동화할 수 있는 부분을 함께 찾습니다. 자동화할 곳을 사장님이 미리 정해 오실 필요는 없습니다.
- 업무 파악 단계에서는 지금 일하는 방식을 듣고 실제 자료로 확인합니다. 그래서 평소 쓰는 자료를 다듬지 말고 그대로 모아 두시면 좋습니다.
- 매일 반복하는 일을 적어 오시면 상담에서 본론으로 들어가기가 수월해집니다. 아래 체크리스트와 점검 질문을 그대로 쓰셔도 됩니다.
결론부터: 자료와 반복하는 일, 두 가지면 됩니다
AI 자동화(사람이 손으로 하던 일을 프로그램이 대신 하게 만드는 것)를 알아보시는 사장님들이 상담 전에 자주 물으시는 것이 "뭘 준비해 가면 되나요?"입니다.
제 답은 짧습니다. 지금 쓰는 자료와 매일 반복하는 일, 이 두 가지를 정리해 오시면 됩니다.
기획서나 요구사항 문서를 따로 써 오지 않으셔도 괜찮습니다. 어떤 프로그램을 쓸지, 어디까지 자동화할지도 정해 오지 않으셔도 됩니다. 상담에서는 지금 업무를 듣고 자동화할 수 있는 부분을 함께 찾기 때문입니다. 답을 들고 오시는 자리가 아니라, 답을 같이 찾는 자리라고 생각하시면 편합니다.
다만 빈손으로 오시는 것과 내 일을 미리 들여다보고 오시는 것은 다릅니다. 내 가게에서 어떤 자료가 오가고, 어떤 일을 매일 손으로 되풀이하는지 정리해 두시면 상담에서 이야기가 본론으로 들어가기 쉬워집니다.
왜 말과 자료가 같이 있어야 할까요
업무 파악 단계(지금 일이 어떻게 돌아가는지 확인하는 단계)에서는 지금 일하는 방식을 듣고, 실제 자료로 확인합니다. 듣는 것과 확인하는 것이 같이 갑니다.
이유는 단순합니다. 매일 하는 일일수록 말로 설명할 때 빠지는 부분이 생기기 쉽습니다. 손에 익은 일은 머릿속에서 당연한 순서가 되어 버려서, 설명할 때는 저도 모르게 건너뛰게 됩니다.
예를 들어 "발주는 엑셀로 해요"라는 말 한마디 안에도 여러 갈래가 숨어 있을 수 있습니다.
- 엑셀 칸을 채우는 사람은 누구인지
- 채우기 전에 어디를 보고 수량을 확인하는지 (냉장고, 재고 노트, 직원 카톡)
- 다 채운 표를 어디로 보내는지
- 보내고 나서 손으로 따로 고치는 칸이 있는지
이런 것은 자료를 같이 볼 때 드러나는 경우가 많습니다. 칸 이름, 손으로 덧쓴 메모, 색칠해 둔 줄 하나에 그 가게만의 규칙이 담겨 있기도 합니다. 말로 다 못 한 부분을 자료가 채워 주는 셈입니다.
상담 전 체크리스트: 지금 쓰는 자료 모으기
예쁘게 다듬을 필요는 없습니다. 평소 쓰던 모습 그대로가 가장 쓸모 있습니다. 아래에서 해당하는 것만 골라 모아 두세요.
- 매출·발주·재고·근무표처럼 매일 손대는 엑셀이나 구글 시트
- 종이 장부, 손글씨 메모를 찍은 사진
- 주문이나 발주가 오가는 카톡방 화면 캡처
- POS(매장 계산 단말기)나 배달앱에서 내려받는 표, 또는 그 화면 캡처
- 영수증, 거래명세서처럼 매일 쌓이는 종이의 사진
- 직원에게 업무를 알려 줄 때 쓰는 안내문이나 메모
자료를 모으실 때 챙기시면 좋은 점도 있습니다.
- 손님 연락처처럼 민감한 칸은 가린 사본을 준비해 두시면 마음이 편합니다.
- 같은 자료가 여러 버전으로 있다면, 지금 실제로 쓰는 것이 어느 쪽인지 표시해 두세요.
- 자료가 어디에 있는지도 적어 두세요. 매장 PC, 사장님 휴대폰, 직원 단톡방처럼 위치가 흩어져 있다는 사실 자체가 중요한 정보입니다.
상담 전 체크리스트: 매일 반복하는 일 적어 보기
자료가 '무엇'이라면, 반복하는 일은 '어떻게'입니다. 아래 다섯 칸만 채워 보세요. 일 하나에 한 줄이면 됩니다.
| 무슨 일 | 누가 | 무엇을 보고 시작하나 | 결과는 어디로 가나 | 가장 귀찮은 지점 |
|---|---|---|---|---|
| (예) 아침 재료 발주 | 사장님 | 냉장고, 재고 노트 | 거래처 카톡 | 품목마다 메시지를 따로 보냄 |
| (예) 마감 매출 정리 | 점장 | POS 마감 화면 | 엑셀 매출표 | 화면을 보며 숫자를 옮겨 적음 |
쓰다 보면 비슷한 일이 여러 줄 나올 수 있습니다. 그대로 두셔도 됩니다. 어떤 일을 묶고 어떤 일부터 볼지는 상담에서 함께 찾으면 됩니다.
AI에게 정리를 맡기는 복붙 프롬프트
혼자 적기 막막하시면 ChatGPT·Claude·Gemini 같은 AI 채팅 도구에 아래 프롬프트(AI에게 주는 지시문)를 붙여 넣어 보세요. AI가 질문을 하나씩 던지고, 사장님 답을 표로 묶어 줍니다.
저는 작은 매장을 운영하는 사장입니다.
곧 AI 자동화 상담을 받으려고 하는데, 제가 매일 반복하는 일을 미리 정리해 두고 싶습니다.
저에게 질문을 하나씩 던져서 아래 내용을 알아내 주세요.
- 그 일의 이름
- 누가 하는지
- 어떤 자료를 보고 시작하는지 (엑셀, 종이 장부, 카톡, 사진 등)
- 결과물이 어디로 가는지
- 가장 귀찮거나 실수가 잦은 지점
질문이 끝나면 위 다섯 항목을 칸으로 하는 표로 정리해 주세요.
제가 말하지 않은 내용은 추측해서 채우지 말고 '확인 필요'라고 적어 주세요.
AI에게 말할 때 손님 이름이나 연락처, 직원 급여 같은 내용은 빼고 말씀하세요. 일의 흐름을 정리하는 데에는 그런 정보가 없어도 됩니다. AI가 만든 표는 사장님이 직접 읽어 보시고, 실제와 다른 칸은 고쳐 두세요.
AI에게 결론보다 재료를 먼저 건네는 편이 나은 까닭은 AI에게 재료를 먼저 주는 법에 따로 적어 두었습니다.
현장 인사이트
상담에서는 사장님이 지금 일하는 방식부터 봅니다. 어떤 도구를 쓸지, 무엇을 자동화할지는 지금 업무를 들은 다음에 함께 찾습니다. 업무 파악 단계에서도 같은 원칙으로, 들은 일하는 방식을 실제 자료로 확인합니다.
상담에서는 지금 업무를 듣는 것부터 시작합니다. 업무 파악 단계에서는 들은 일하는 방식을 실제 자료로 확인합니다.
그래서 상담 전 준비도 이 원칙에 맞춰져 있습니다. 듣는 데 필요한 것이 '매일 반복하는 일' 목록이고, 확인하는 데 필요한 것이 '지금 쓰는 자료'입니다.
사장님이 스스로 점검해 볼 질문
체크리스트를 채우기 전에, 아래 질문에 속으로 답해 보세요. 답이 바로 떠오르는 질문이 있다면 그 일이 상담에서 먼저 꺼낼 이야기 후보입니다.
- 같은 내용을 이쪽 화면에서 저쪽 엑셀로 옮겨 적는 일이 있나요?
- 같은 소식을 여러 사람에게 따로따로 보내고 있나요?
- 사장님이 자리를 비우면 멈춰 버리는 일은 무엇인가요?
- 직원에게 가장 자주 다시 설명하는 일은 무엇인가요?
- 자료가 여기저기 흩어져 있어서 찾느라 헤매는 일이 있나요?
- 실수가 나면 손님이나 거래처에 바로 티가 나는 일은 무엇인가요?
- 지금 쓰는 자료 중 사장님만 읽을 줄 아는 것이 있나요?
- 하기 싫어서 자꾸 미루게 되는 일은 무엇인가요?
다 답하지 못하셔도 괜찮습니다. 막히는 질문이 있다면 그 자체를 메모해 두셨다가 상담에서 말씀해 주세요.
준비가 덜 된 것 같아도 괜찮습니다
여기까지 읽으시고 '이걸 다 해 가야 하나' 싶으실 수 있습니다. 그렇지 않습니다. 체크리스트는 상담에서 이야기를 꺼내기 쉽게 돕는 도구일 뿐, 통과해야 하는 시험이 아닙니다.
자동화할 수 있는 부분은 상담에서 지금 업무를 들으며 함께 찾습니다. 사장님이 준비하실 것은 정답이 아니라 지금 일하는 모습 그대로입니다. 자료를 모아 두시는 것만으로도 상담 자리에서 가게 이야기가 훨씬 구체적으로 오가기 쉬워집니다.
매장 자동화를 어떤 순서로 시작하면 좋을지 궁금하시다면 매장 AI 자동화를 시작하는 순서도 함께 읽어 보세요.
지금 쓰는 자료와 매일 반복하는 일, 이 두 가지를 정리해 두셨다면 아래에서 상담을 신청해 주세요.