직장인 업무 자동화,
오늘 바로 복붙하는 프롬프트

직장인이 하루에 반복하는 일에는 공통점이 있습니다. 긴 문서를 읽고 요점을 잡는 일, 상황에 맞는 메일을 쓰는 일, 회의에서 오간 말을 할 일로 바꾸는 일, 표를 앞에 두고 무엇부터 봐야 할지 정하는 일입니다. 이 자료는 그 네 자리에 그대로 붙여넣는 프롬프트와, 내 업무 중 무엇부터 덜어낼지 정하는 프롬프트까지 모두 다섯 개를 모았습니다.

쓰는 방법은 어느 프롬프트나 같습니다. ChatGPT나 Claude에서 이전 대화와 섞이지 않게 새 대화창을 열고, 필요한 프롬프트를 처음부터 끝까지 한 번만 붙여넣습니다. 그러면 AI가 먼저 필요한 것을 묻고 나는 답만 하면 됩니다. 결과에서는 [확인 필요]와 [가정] 표시가 붙은 자리만 내가 검토합니다.

첫 번째 프롬프트는 긴 문서를 읽는 자리에 씁니다. 핵심 3줄 요약과 문서의 목적·대상 독자, 숫자·날짜·금액 같은 사실 정보 목록, 그리고 회의에서 물어볼 질문 3개를 함께 받습니다. 질문은 근거가 약한 곳, 빠진 정보, 확인이 필요한 전제 순서로 나옵니다. 문서에 없는 내용은 지어내지 말고 ‘문서에 없음’이라고 적도록 금지 조건을 넣었습니다.

두 번째 프롬프트는 메일 초안을 만듭니다. 상황(거절·일정 독촉·사과와 정정·감사와 후속·요청), 받는 사람과의 관계, 꼭 들어갈 사실, 말투 네 가지에 답하면 제목안 두 개와 본문, 더 부드럽게 고친 버전을 받습니다. 거절에는 대안이나 조건을 한 줄 덧붙이고, 독촉은 상대를 탓하지 않고 기한과 영향만 사실로 적도록 규칙을 두었습니다.

세 번째 프롬프트는 회의 메모나 녹취 전사를 그대로 넣는 용도입니다. 정리가 안 된 기록도 그대로 읽고 결정된 것, 아직 정해지지 않은 쟁점과 그 이유, 담당자와 마감일이 붙은 할 일 표, 다음 회의 전에 확인할 질문으로 나눠 줍니다. 담당자나 기한이 회의에서 나오지 않았다면 ‘미정’으로 적고 넘어가며, 회의에 없던 내용은 추가하지 않습니다.

네 번째 프롬프트는 표를 앞에 두고 무엇을 물어야 할지부터 정합니다. 제목 줄과 예시 몇 행만 넣으면 이 표로 답할 수 있는 질문과 각 질문을 어떤 열로 계산하면 되는지, 이 표만으로는 답할 수 없는 질문과 그때 필요한 열, 비어 있거나 형식이 섞인 열까지 짚어 줍니다. 표에 없는 숫자를 만들거나 원인을 단정하지 않도록 금지 조건을 두었습니다.

다섯 번째 프롬프트는 내 업무 목록을 자동화 후보로 정리합니다. 이번 주에 반복한 일을 적으면 주기, 1회 소요, 규칙이 정해져 있는지, 사람 판단이 필요한지로 표를 만들고 상위 세 가지를 고릅니다. 각 후보마다 지금의 흐름과 자동화한 뒤 사람에게 남는 몫, 오늘 해볼 수 있는 첫 걸음, 잘못 돌아갔을 때 알아채는 방법을 함께 적게 했습니다. 사람 판단이 꼭 필요한 일은 후보에서 빼고 이유를 남깁니다.

회사 자료를 다룰 때는 순서가 하나 더 있습니다. 고객 이름·연락처·계약 금액처럼 회사가 외부 도구 사용을 제한하는 정보는 지우거나 가린 뒤에 넣으세요. 사내 보안 규정이 항상 먼저입니다. 결과에 적힌 사실 정보가 원본과 같은지도 마지막에 사람이 확인해야 합니다. 업무와 회사 규정은 저마다 다르므로, 받은 초안은 그대로 보내기보다 내 상황에 맞게 고쳐 쓰는 것을 전제로 만들었습니다.