아키트디자인·리올디자인, 착수 13일 만에 엑셀을 접었습니다

서울과 부산에서 인테리어 시공·설계를 하는 2개 법인. 현장마다 따로 놀던 엑셀을 접고 개발 착수 13일 만에 실제 업무 자료로 넘어갔습니다.

이 글 3줄 요약

• 문의 접수부터 현장 정산까지 흩어져 있던 업무를 한 흐름으로 묶었습니다.
• 개발 착수 13일 만에 실제 업무 자료로 전환했고, 39일 만에 10개 업무영역이 돌아갔습니다.
• 지금은 계정 34개, 월 실사용 29명이 같은 시스템 위에서 일하고 있습니다.

어떤 상황이었나

아키트디자인은 서울, 리올디자인은 부산에서 인테리어 시공과 설계를 합니다. 법인은 둘이고 직원도 따로 움직이지만, 두 회사를 모두 들여다봐야 하는 자리는 대표입니다. 인테리어는 문의 한 건이 상담, 실측, 내방, 견적, 계약을 거쳐 시공과 정산까지 몇 달을 끌고 갑니다. 그 긴 흐름을 엑셀과 대화방으로 버티고 있었습니다.

시작부터 새고 있었습니다. 들어오는 문의의 약 80%가 오늘의집을 통해 들어오는데, 받는 쪽은 엑셀 수기였습니다. 손으로 옮겨 적다 보니 빠뜨린 문의가 생기고, 같은 고객이 두 번 문의한 건지 확인하려면 기억에 의존해야 했습니다. 접수한 뒤 그 문의가 어디까지 갔는지 따라가는 일도 사람 몫이었습니다.

배정도 대표 손에 있었습니다. 대표가 문의 등급을 직접 매기고 어느 실장에게 줄지 직접 정했습니다. 문제는 넘긴 다음입니다. 배정한 뒤에 그 건이 상담까지 갔는지, 견적을 냈는지, 조용히 식었는지가 화면 어디에도 없었습니다. 궁금하면 물어봐야 알 수 있었습니다.

가장 위험한 곳은 정산이었습니다. 정산 방식이 현장 1건에 엑셀 시트 1장이었습니다. 실장 한 명이 담당 현장 6건을 시트 6장으로 들고 있었고, 그 시트들은 각자 다른 시점에 다른 사람이 복사해 만든 파일이라 이익 수식이 시트마다 달랐습니다. 그중 한 시트는 추가금이 마진 계산에서 통째로 빠져 마진율이 112%로 찍혀 있었습니다. 남은 이익이 매출보다 크다는 숫자가 실제 정산표에 적혀 있었던 겁니다. 몇 해 전 다른 현장에서 쓰던 값이 지워지지 않고 남아 있던 시트도 있었습니다. 도급계약서 역시 병합된 칸이 132개나 되는 엑셀 템플릿을 매번 사본으로 복제해 쓰고 있었습니다.

두 법인을 합쳐서 보는 일도 사람이 했습니다. 서울과 부산에서 각자 굴러가는 파일을 모아야 이번 달 회사 전체가 어떻게 돌아가는지 알 수 있었고, 그 작업은 대표와 회계 담당이 손으로 했습니다. 회사는 둘인데 최종 판단은 대표 자리에 모이니, 합산 한 번 보려면 자료를 두 벌 모으고 형식을 맞추는 시간이 먼저 들어갔습니다. 급할 때는 그 시간을 못 내서 감으로 판단하는 일도 생겼습니다.

현장 기록은 또 다른 곳에 있었습니다. 일일 보고와 현장 사진, 수금 일정, 매입 승인이 각각 다른 채널로 오갔습니다. 어느 현장의 어느 날 사진을 찾으려면 대화방을 한참 거슬러 올라가야 했고, 고객에게 공식적으로 보여줄 사진과 내부 공유용 사진을 가르는 기준도 없었습니다.

왜 엑셀로는 더 못 버텼나

엑셀이 나빠서가 아닙니다. 인테리어 업무는 단계가 길고, 단계마다 주인이 바뀌고, 돈이 여러 방향으로 오갑니다. 이 세 가지가 겹치면 파일로는 어느 순간 관리가 안 됩니다. 실제로 무너지던 지점을 쪼개 보면 이렇습니다.

1. 들어오는 통로와 적는 자리가 달랐다 — 오늘의집, 전화, 문자, 인스타, 네이버, 지인 소개까지 문의가 들어오는 길은 여러 갈래인데 받아 적는 곳은 엑셀 한 장이었습니다. 옮겨 적는 그 한 단계에서 누락과 중복이 생깁니다.
2. 배정이 사람 머릿속에만 있었다 — 대표가 등급을 매기고 실장을 정하는 판단 자체는 빨랐지만, 그 결과가 기록으로 남지 않으니 배정 후 진행 상황이 보이지 않았습니다.
3. 단계가 서로 이어지지 않았다 — 상담, 실측, 내방, 견적, 계약 성공과 실패가 각각 다른 자리에 적혔습니다. 한 고객의 이야기를 처음부터 끝까지 이어 보려면 사람이 짜맞춰야 했습니다.
4. 현장 기록이 대화방에 살았다 — 작업 보고와 사진, 이슈가 대화 흐름 속에 섞여 흘러갔습니다. 대화방은 흘러가라고 만든 물건이라 쌓아두는 용도로는 맞지 않습니다.
5. 시트마다 계산식이 달랐다 — 파일이 늘어난 게 문제가 아니라 파일마다 이익을 다르게 계산한 게 문제였습니다. 마진율 112%는 사람이 실수해서가 아니라 구조가 그렇게 만들어 놓은 숫자입니다.
6. 같은 숫자가 시점마다 다른 뜻이었다 — 예상 실행원가, 승인된 매입, 실제로 나간 지급, 들어온 수금이 한 칸에 섞여 있었습니다. 그래서 공사가 진행 중일 때 이익이 실제보다 크게 보일 수 있었습니다.

Before / After

표에서 가장 큰 변화는 맨 아래 두 줄입니다. 정산은 파일을 없앤 게 아니라 계산식을 하나로 통일한 것이고, 결재는 대표를 자리에서 풀어준 것입니다. 앞의 세 줄은 그 두 줄이 가능해지도록 앞단을 정리한 작업에 가깝습니다. 문의가 제대로 들어와 있어야 배정이 기록되고, 배정이 기록돼야 현장이 생기고, 현장이 있어야 돈 계산이 한 곳에서 맞춰집니다.

어떻게 만들었나 (쉽게 설명)

설계 원칙을 먼저 정했습니다. AI는 분류하고 추천하고 경고할 뿐, 배정과 승인과 계약과 지급을 확정하지 않는다. 확정 버튼은 전부 사람이 누릅니다. 이 선을 먼저 그어놓고 나머지를 붙였습니다.

1. 문의를 붙여넣으면 사람이 확인하고 저장합니다. 문의 캡처나 문자를 그대로 붙여넣으면 고객명, 연락처, 평수, 예산이 자동으로 채워집니다. 여기서 끝이 아니라 담당자가 화면에서 값을 확인한 뒤에 저장합니다. 같은 번호가 전에 들어온 적 있으면 저장 전에 중복 경고가 뜨고, 어디서 들어온 문의인지는 14종 2계층으로 자동 분류됩니다.
2. 실장 후보를 추천하고, 배정은 대표가 승인합니다. 시스템이 후보를 올려주되 모든 초기 배정은 대표가 승인해야 실장에게 공개됩니다. 승인 전에는 실장 화면에 아예 뜨지 않습니다.
3. 상담부터 계약까지 한 줄로 이어집니다. 상담, 실측, 내방, 견적, 계약 성공과 실패가 같은 문의 위에 차례로 쌓입니다. 실측 사진은 문의 한 건당 최대 30장까지 붙고, 계약이 성사되면 그 사진이 현장으로 그대로 넘어가면서 고객 대화방이 자동으로 열립니다.
4. 현장은 공정표와 일일보고로 돌아갑니다. 공정별 계획일과 실제일을 같이 관리하고, 고친 이력이 남아 되돌릴 수 있습니다. 일일보고에는 작업 내용, 투입 인원, 사진, 이슈가 들어가고 보고가 안 올라온 현장은 경보가 뜹니다.
5. 돈은 승인을 통과해야 움직입니다. 수금 회차는 달력에 올라가 사흘 전, 당일, 하루 지났을 때 알림이 갑니다. 매입은 승인을 받지 않으면 지급 처리 자체가 되지 않습니다. 문의 수정과 인계, 공정 신설, 계약 변경, 수금 일정 변경, 매입 승인 같은 10여 종의 요청이 승인함 한 곳에 모여 대표와 회계가 처리합니다.
6. 고객은 앱을 깔지 않고 봅니다. 초대 링크와 인증번호만으로 휴대폰 웹에서 들어오고, 승인된 사진과 일정, 공식 대화방만 보입니다. 내부에서 주고받은 기록은 넘어가지 않습니다.

왜 "한 시스템, 두 장부"였나

법인이 둘이니 시스템을 두 벌 만드는 방법도 있었습니다. 그렇게 하지 않은 이유는 관리 부담이 그만큼 늘기 때문입니다. 대신 화면과 기능은 한 벌로 쓰고, 자료는 회사별로 완전히 갈라 저장했습니다. 서울 법인 직원에게는 서울 자료만, 부산 법인 직원에게는 부산 자료만 열립니다. 두 회사를 합쳐 보는 화면은 대표 권한에서만 열립니다. 한 벌을 고치면 두 회사가 같이 좋아지고, 자료는 절대 섞이지 않는 구조입니다.

더 이상 안 해도 되는 것

• 현장이 잡힐 때마다 엑셀 시트를 복사해 수식을 손보기
• 지난달 그 현장 사진을 찾으려고 대화방을 거슬러 올라가기
• 받을 돈과 쓸 돈을 따로 세어 나중에 맞춰보기
• 승인 한 건 받으려고 현장에서 사무실로 들어오기
• 문의를 손으로 옮겨 적고 중복인지 기억으로 확인하기

실제 숫자로 보는 효과

가장 먼저 봐야 할 숫자는 13일입니다. 기획을 끝내고 개발에 들어간 지 13일째에 시범 자료가 아니라 실제 업무 자료로 넘어갔습니다. 업무 시스템에서 제일 어려운 구간은 기능을 다 만드는 게 아니라 "지금 쓰던 방식을 멈추고 새 화면으로 넘어가는" 그 하루입니다. 그 하루를 일찍 넘겼기 때문에 나머지 기능은 실제로 쓰면서 붙일 수 있었고, 39일 시점에는 문의부터 정산까지 10개 업무영역이 함께 돌았습니다. 지금도 매일 운영 중이고, 현장에서 나온 요청을 반영하며 계속 다듬고 있습니다.

뒤의 숫자들은 규모가 커질수록 왜 이득인지를 보여줍니다. 화면 55개와 알림 46종은 사람이 기억하고 챙기던 일을 시스템이 대신 두드려 주는 양입니다. 수금 날짜를 놓치지 않으려면 원래는 누군가 달력을 보고 챙겨야 했는데, 지금은 알림이 사흘 전에 먼저 옵니다. 문의 484건, 현장 62곳, 계약 63건은 엑셀이었다면 시트 수백 장으로 흩어졌을 분량입니다. 쓰는 사람이 29명이면 같은 실수가 29번 일어날 수 있다는 뜻이기도 합니다. 사람 수와 현장 수가 늘어날수록 한 곳에 모아두는 값이 커집니다.

숫자가 커진다고 일이 느려지지 않는 것도 중요한 부분입니다. 엑셀은 현장이 하나 늘면 파일이 하나 늘고, 확인할 곳도 하나 늘었습니다. 지금은 현장이 하나 늘어도 들어가는 자리가 정해져 있어 확인할 화면이 늘지 않습니다. 회사가 커질 계획이 있는 곳일수록 이 차이가 나중에 크게 벌어집니다.

이런 분께 추천합니다

• 법인이 둘 이상인데 대표 혼자 전체를 봐야 하는 회사 — 회사별 자료는 갈라두고 합산만 대표가 보는 구조를 만들면, 시스템을 두 벌 굴리지 않고도 두 회사를 한눈에 볼 수 있습니다.
• 현장마다 엑셀 파일이 따로 도는 시공·설계 회사 — 파일이 많은 게 문제가 아니라 파일마다 계산식이 달라지는 게 문제입니다. 현장 수가 늘어날수록 이 위험은 자동으로 커집니다.
• 직원 대부분이 사무실이 아니라 현장에 있는 회사 — 기록하는 사람과 승인하는 사람이 둘 다 밖에 있다면, 웹 화면만으로는 부족하고 휴대폰에서 끝나는 경로가 같이 있어야 합니다.

현장 인사이트

엑셀이 무너지는 지점은 파일이 몇 장이냐가 아니라 파일마다 계산식이 달라지는 순간입니다. 마진율 112%는 누가 실수해서 나온 숫자가 아니라, 시트를 복사해 쓰는 구조가 언젠가는 만들어낼 수밖에 없던 숫자였습니다.

시공업에서 시스템을 도입할 때 흔히 "기능을 다 갖춘 다음에 쓰자"고 합니다. 이번에는 반대로 갔습니다. 핵심 흐름만 세우고 13일째에 실제 업무를 올린 다음, 나머지는 쓰면서 채웠습니다. 현장에서 실제로 걸리는 지점은 회의실에서 나오지 않고 써봐야 나오기 때문입니다. 대신 조건이 하나 붙습니다. 배정, 승인, 계약, 지급처럼 되돌리기 어려운 자리에는 처음부터 사람이 확인하는 단계를 박아둬야 합니다. 빨리 올리는 것과 함부로 올리는 것은 이 한 가지에서 갈립니다.

우리 회사도 가능할까요?

업종이 인테리어가 아니어도, 문의가 들어오고 사람에게 배정되고 현장이 돌아가고 돈이 오가는 구조라면 같은 방식으로 묶을 수 있습니다. 회사마다 쓰는 문서와 대화방, 승인 순서가 다르기 때문에 지금 일이 어떻게 돌아가고 있는지를 먼저 보고 규모에 맞게 제안해 드립니다. 상담과 진단은 무료입니다.

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