매출처 167곳, 매입처 52곳(2026년 8월 말 기준), 등록 품목 5,727개(9월 11일 기준)를 다루는 타일·욕실자재 유통사입니다. 카톡부터 도면까지 11개 경로로 흩어져 들어오던 발주를 한 화면으로 모았습니다.
이 글 3줄 요약
- 양식도 형식도 제각각인 11개 경로의 발주를 AI가 먼저 카드 한 장으로 정리합니다.
- 현장명 하나로 발주, 매입, 출고, 반품, 정산이 한 줄로 이어집니다. 13개 모듈 80개 기능입니다.
- 7월 초 개발에 들어가 착수 26일째 실사용을 시작했고, 9월 말 정식 개시를 준비하고 있습니다.
어떤 상황이었나
타일과 수전, 도기, 욕실 부속품을 유통하는 회사입니다. 제조가 아니라 유통이라, 어느 매입처에서 무엇을 가져와 어느 현장에 언제 넣느냐가 일의 전부입니다. 거래처는 인테리어 업체와 온라인 인테리어 플랫폼, 일반 고객사로 나뉩니다. 이 중 인테리어 업체는 제품 지식이 깊지 않은 경우가 많아, 설치 방법이나 부속품, 대체품을 직원이 하나하나 설명해 주어야 했습니다.
문제는 그 주문이 들어오는 방식이었습니다. 단체 카톡방에 올라오는 글, 온라인 플랫폼에 쌓이는 주문과 채팅, 사내 메신저, 전화, 사진 묶음, 엑셀을 캡처한 이미지, PDF 거래명세서, 심지어 도면 한 장과 "가로 얼마 세로 얼마"만 적힌 문자까지 들어옵니다. 여기에 "그냥 알아서 맞춰 달라"는 비정형 요청이 더해집니다. 세어 보니 발주가 들어오는 경로만 11갈래였습니다.
그럼 양식을 통일하면 되지 않느냐는 이야기가 나옵니다. 첫 미팅에서 나온 답이 명확했습니다. 업체에 표준 양식을 요청할 수는 있지만 실제로 다 지켜질 가능성은 낮다는 것이었습니다. 주문을 주는 쪽이 갑입니다. 양식을 강요하다 주문을 놓치느니, 오는 대로 받아서 소화하는 편이 현실적입니다.
받는 쪽도 흩어져 있었습니다. 기존 판매관리 프로그램, 구글 시트, 카톡, 사내 메신저, 엑셀, 기사 출력용 한글 파일, PDF, 구글 캘린더까지 도구 8종이 따로 놀았습니다. 창고에서 피킹이 끝났는지 사무실에서는 알 수 없어 전화로 물어야 했고, 직원마다 이모지나 체크 표시로 상태를 남기는 방식이 제각각이었습니다. 반품은 더했습니다. 플랫폼 반품은 사진 한 장만 넘어오고, 사람이 그 사진을 보며 실제 수량을 입력하고 있었습니다. 사진을 아예 주지 않는 경우도 흔했고, 두께가 다른 타일을 현장에서 눈으로 구분하지 못해 수량이 어긋나기도 했습니다. 하나만 빠뜨려도 그날 현장 작업이 멈추니, 직원들은 늘 뒤를 한 번 더 돌아보며 일했습니다.
발주 한 건이 왜 그렇게 오래 걸렸나
"주문을 받아 물건을 보낸다"는 한 문장처럼 보이지만, 안을 열어 보면 성격이 다른 일이 겹겹이 쌓여 있습니다.
- 받아 적기 — 11갈래를 사람이 한 곳으로 옮깁니다. 카톡 글과 사진, PDF를 훑어 엑셀에 다시 타이핑하는 단계입니다. 경로마다 생김새가 달라 요령이 쌓이지도 않습니다.
- 번역하기 — 업체가 부르는 이름과 우리 품목명이 다릅니다. 같은 타일을 업체마다 다르게 부릅니다. 이 번역은 오래 일한 직원의 머릿속에만 있었습니다. 지금 시스템에 등록된 매입처 별칭만 232개, 품목 옵션값은 3,445개입니다(2026년 9월 11일 기준).
- 환산하기 — 장수를 박스로 올려야 합니다. 타일은 장으로 주문받고 박스로 나갑니다. 규격마다 박스에 들어가는 장수가 달라 매번 올림 계산을 손으로 했습니다.
- 흩뿌리기 — 정리한 정보를 도구 8종에 나눠 넣습니다. 발주는 판매관리 프로그램에, 일정은 캘린더에, 기사 지시는 한글 파일에 들어갑니다. 한 건이 여러 번 복사됩니다.
- 되묻기 — 진행 상황을 전화로 확인합니다. 피킹이 끝났는지, 차가 떴는지가 사무실에서 보이지 않으니 물어봐야 알았습니다. 빠진 물건이 뒤늦게 발견되면 퀵으로 급히 보냈습니다.
- 뒤처리하기 — 월말에 숫자를 다시 만듭니다. 현장별로 얼마가 남았는지 보려면 엑셀을 처음부터 다시 정리해야 했습니다.
이 여섯 단계가 진행 중인 현장 수만큼, 매일 반복됐습니다.
Before / After
| 항목 | Before | After |
|---|---|---|
| 발주 접수 | 11개 경로를 사람이 훑어 옮겨 적기 | AI가 1차로 읽어 카드 한 장으로 정리 |
| 품목 맞추기 | 숙련 직원 머릿속 번역 | 별칭·옵션을 등록해 자동 후보 제시, 애매하면 확인 큐 |
| 물류 상태 | 전화로 물어봐야 파악 | 피킹, 배차, 출발, 완료가 화면에 표시되는 구조 |
| 반품 | 사진 한 장 보고 수기 입력 | 현장을 고르면 반품 가능 물량이 잠기고 실측 수량으로 확정 |
| 정산 | 월말에 엑셀 재작성 | 기간과 4개 축 필터로 현장별 이익 조회 |
| 쓰는 도구 | 8종이 따로 | 한 시스템 안 13개 모듈 |
표의 여섯 줄은 서로 떨어진 개선이 아닙니다. 접수가 데이터로 들어오기 시작하니 품목이 자동으로 맞춰지고, 품목이 맞으니 출고와 반품이 같은 번호로 이어지고, 그 기록이 쌓여 있으니 월말에 새로 만들 것이 없습니다. 현장명 하나로 발주부터 정산까지 꿴다는 설계 한 줄이 이 여섯 줄을 한꺼번에 바꿨습니다. 특히 반품이 그렇습니다. 사진을 보고 눈대중으로 적던 일이 현장에서 센 수량으로 확정하는 절차가 되면서, 매입처로 되돌려 보내는 물량까지 같은 기록 위에서 정리됩니다.
어떻게 만들었나 (쉽게 설명)
- 받은 그대로 던집니다. 카톡 글은 복사해 붙여넣고, 손글씨 발주서나 인쇄물은 사진으로 올립니다. 양식을 맞추는 수고가 사람 쪽에서 사라집니다.
- AI가 카드로 정리합니다. 현장, 품목, 수량, 납기를 뽑아 카드 한 장으로 만듭니다. 사진은 같은 이미지를 두 번 읽어 서로 대조합니다. 두 번의 답이 다르면 그 자리에 확인 표시를 붙여, 사람이 어디를 봐야 하는지 알려 줍니다.
- 확실한 건 자동, 애매한 건 확인 큐로 남깁니다. 품목이 정확히 맞아떨어지면 그대로 넘어가고, 헷갈리는 건은 확인 필요로 빠집니다. 직원이 접수 건을 맡으면 30분 동안 다른 사람이 손대지 못하게 잠기므로, 두 사람이 같은 건을 중복 처리하는 일이 없습니다.
- 현장명 하나로 이어 붙입니다. 현장 화면 한 곳에 품목과 가격, 이익률, 진행 상태, 물류가 모두 보입니다. 여기에 사람이 반드시 거쳐야 하는 관문을 하나 두었습니다. 판매가가 정해지지 않은 품목이 하나라도 있으면 발주 전송 버튼이 잠깁니다. 어떤 품목이 걸렸는지 이름으로 알려 주고, 담당자가 값을 채워야 열립니다. 확정한 뒤에 바뀌는 내용은 수정 차수로 남겨 매입처 재확인을 거칩니다.
- 창고와 배송으로 넘깁니다. 오늘 어느 매입처에 무엇을 가지러 가야 하는지는 픽업 리스트로 따로 뜹니다. 창고에는 옵션별로 갈라진 피킹 종이가 나오고, 배차가 잡히면 기사는 폰에서 출발과 배송 완료를 누르고 사진을 남깁니다. 창고 화면에는 판매가와 예측 매출이 아예 뜨지 않게 막았습니다. 필요한 사람에게 필요한 숫자만 보이게 하려는 설계입니다. 손봐야 할 일은 확인함 한 곳에 모이고, 폰 알림창으로도 전달됩니다.
- 반품과 정산으로 닫습니다. 반품은 현장만 고르면 되돌릴 수 있는 물량이 자동으로 잠깁니다. 다만 정답은 기사가 현장에서 직접 센 수량이고, 창고가 실물을 확인해 정정합니다. 재고는 출고와 반품이 확정될 때마다 자동으로 늘고 줄며, 창고에 있는 보유 수량과 실제로 팔 수 있는 가용 수량을 나눠 보여 줍니다. 이렇게 확정된 기록이 월정산 대사와 손익장표로 그대로 흘러갑니다. 손익장표는 매입처, 품목, 매출처, 담당 직원 네 개 축으로 걸러 볼 수 있고 필요하면 엑셀로 내려받습니다.
왜 "확실한 건 자동, 애매한 건 확인"이었나
11개 경로로 오는 글을 100% 정확히 읽어내는 AI는 없습니다. 있다고 주장해도 현장에서는 결국 틀린 한 건이 사고가 됩니다. 그래서 처음부터 목표를 다르게 잡았습니다. AI는 보조 역할로 못 박았고, 발주를 스스로 내보내지 못하도록 설정에 박아 두었습니다. 고객 문의 답변도 AI가 쓰는 것은 초안까지이고, 사람이 읽고 고쳐서 보냅니다. 사진을 두 번 읽어 대조하는 방식도 같은 이유입니다. 설정값을 조여 정확도를 보장하는 방법이 막혀 있었기 때문에, 같은 입력을 두 번 넣어 답이 흔들리는 자리를 찾아 사람에게 넘기는 쪽을 택했습니다. 같은 원칙이 권한에도 적용됩니다. 계정을 새로 만들거나 역할을 바꾸는 일은 관리자만 할 수 있고, 대표 계정이라도 예외가 없습니다. 자동화의 목표를 사람을 빼는 것이 아니라 사람이 봐야 할 자리를 줄이는 것으로 잡았습니다.
더 이상 안 해도 되는 것
- 카톡과 사진, PDF를 훑어 엑셀에 다시 타이핑하기
- 업체마다 다르게 부르는 품목명을 머릿속으로 번역하기
- 총 장수를 박스 수로 올림 환산하기
- 창고에 전화해 그 물건 나갔는지 물어보기
- 월말에 현장별 이익 엑셀을 처음부터 다시 만들기
실제 숫자로 보는 효과
| 지표 | 값 |
|---|---|
| 한 시스템에 모인 기능 | 13개 모듈 80개 기능 |
| 쓰는 직원 계정 | 25개 (2026년 9월 11일 기준, 대표·사무·창고·기사·관리자 5개 역할) |
| 연결된 거래처 | 매출처 167곳, 매입처 52곳 (2026년 8월 말 기준) |
| 등록 품목 | 5,727개(2026년 9월 11일 기준) |
| 진행 중인 현장 | 63곳(2026년 9월 11일 기준) |
| 배포 전 자동 검사 | 1만 건대 |
이 표에서 눈여겨볼 것은 품목 5,727개와 현장 63곳입니다. 품목이 5천 개를 넘어가면 사람의 기억으로 맞추기 어렵습니다. 담당자가 쉬는 날 주문이 막히고, 새로 들어온 직원이 혼자 발주를 받기까지 오래 걸립니다. 별칭과 옵션을 시스템에 등록해 두면 그 기억이 개인이 아니라 회사에 남습니다. 현장도 마찬가지입니다. 현장이 열 곳일 때는 엑셀로도 버팁니다. 예순 곳이 되면 어느 현장이 남는 장사였는지 계산하는 일 자체가 큰 업무가 됩니다. 발주부터 반품까지 같은 번호로 묶여 있으면 그 계산이 조회 한 번으로 끝납니다. 계정 25개는 직원 수가 아니라 대표, 사무, 창고, 기사, 관리자 다섯 역할로 나뉜 계정 수입니다. 같은 현장을 사무실과 창고, 배송이 서로 다른 화면으로 보기 때문입니다.
규모가 커질수록 이득이 커지는 구조이고, 그래서 커지기 전에 깔아두는 편이 쌉니다. 다만 기능이 80개까지 늘어나면 사람이 전부 눌러보며 확인하는 것이 불가능해집니다. 그래서 배포할 때마다 1만 건대 자동 검사를 돌리고, 열일곱 차례에 걸쳐 전수 점검을 반복했습니다. 규모가 큰 시스템일수록 새 기능을 얹는 속도보다 이미 되던 것이 안 깨지는지 확인하는 장치가 중요합니다. 창고와 기사 화면은 기능이 갖춰진 상태이고, 8월 실사용 개시 뒤 정식 개시를 앞두고 현장 인력을 차례로 태우는 단계입니다.
이런 분께 추천합니다
- 주문이 정해진 양식 없이 들어오는 유통·도소매 회사 — 거래처에 양식을 강요할 수 없는 위치라면, 통일하려 애쓰는 대신 오는 그대로 받아 자동으로 정리하는 쪽이 현실적입니다.
- 현장이나 프로젝트 단위로 이익을 따져야 하는 회사 — 발주와 매입, 출고, 반품이 같은 번호로 묶여 있어야 현장별 손익이 월말 계산이 아니라 조회로 나옵니다.
- 사무실과 창고, 배송이 서로 안 보이는 회사 — 전화로 물어야 아는 구조는 사람을 늘려도 풀리지 않습니다. 상태를 화면에 올려두는 편이 빠릅니다.
현장 인사이트
양식을 통일하는 게 답이 아니었습니다. 통일되지 않은 채로 받아도 굴러가게 만드는 것이 답이었습니다.
많은 회사가 시스템을 넣으면서 거래처에 새 양식을 요구합니다. 그런데 주문을 주는 쪽이 그 양식을 지켜 줄 이유가 없습니다. 이 회사도 같은 벽에 부딪혔고, 그래서 방향을 반대로 잡았습니다. 들어오는 형태는 그대로 두고, 받는 쪽에서 AI가 1차 정리를 맡고, 애매한 것만 사람이 확인하는 구조입니다. 개발은 7월 초에 착수해 착수 26일째 실무에 투입됐습니다. 첫 미팅부터 세면 33일째입니다. 8월 초부터 실사용이 이어지고 있고, 지금은 데이터를 정리해 9월 말 정식 개시를 준비하고 있습니다. 한 번에 완성해 넘긴 것이 아니라, 쓰면서 고치는 라운드를 반복해 여기까지 왔습니다.
우리 회사도 가능할까요?
취급 품목이 수천 개든, 주문이 열 갈래로 들어오든 회사 상황에 맞춰 설계할 수 있습니다. 중요한 것은 기능 개수가 아니라 지금 어느 단계에서 사람 손이 묶여 있는지입니다. 먼저 지금 일하는 방식을 보고 규모에 맞게 제안해 드리며, 상담과 진단은 무료입니다.